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Themenseite zu KI in der Hochschulverwaltung

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Arbeitswelt an Hochschulen grundlegend – auch in der Verwaltung. Diese Seite bietet Verwaltungsmitarbeitenden einen praxisnahen Überblick über aktuelle rechtliche Grundlagen, politische Leitbilder und konkrete Anwendungsfelder von KI im Hochschulalltag. 

Sie finden hier Informationen zur EU-KI-Verordnung (AI Act), zu bundes- und landesspezifischen Leitlinien sowie zahlreiche Praxisbeispiele und Lernangebote, die zeigen, wie KI bereits heute Prozesse in Studienberatung, Studierendenservice, Anerkennungsmanagement, Lehr- und Studienplanung sowie im Bereich Internationales effizienter und serviceorientierter gestaltet.

EU-KI-Verordnung und Leitlinien: rechtliche Grundlagen und Chancen für den KI-Einsatz in der Hochschulverwaltung

EU KI-Verordnung

Grundlage für den Einsatz von KI im Arbeitskontext ist die KI-Verordnung der EU (EU AI Act), die im Sommer 2024 veröffentlicht wurde. 

Eine hilfreiche Zusammenfassung der Auswirkungen der KI-Verordnung auf den Hochschulbereich finden Sie im Beitrag “EU AI Act: Wie wird Deutschland KI-kompetent? Herausforderungen und Chancen für die Hochschullehre” vom Hochschulforum Digitalisierung (HFD).

Der Beitrag beleuchtet, wie die KI-Verordnung Hochschulen in Deutschland vor neue Herausforderungen stellt, insbesondere hinsichtlich der Vermittlung von KI-Kompetenzen, der Einhaltung regulatorischer Vorgaben und der Integration von KI in Lehre, Forschung und Verwaltung. Es wird aufgezeigt, welche Chancen und Risiken die KI-Verordnung für den Hochschulalltag birgt, welche Kompetenzen Lehrende und Studierende künftig benötigen und wie Hochschulen organisatorisch und technisch auf die KI-bedingte Transformation vorbereitet werden können.

Im März 2025 veranstaltete das Netzwerk Landeseinrichtungen für digitale Hochschullehre (NeL) die Online-Veranstaltung "KI-Verordnung – was nun? Herausforderungen des AI Acts für Hochschulen". Zur Veranstaltungsdokumentation mit Aufzeichnungen und Folien der Vorträge

Die MMKH-Schulung “(Neue) Regeln zur Künstlichen Intelligenz (KI) – was bedeutet das für Hochschulen?!” vermittelt die Grundlagen der EU KI-Verordnung und beleuchtet deren Bezüge zum Urheber- und Datenschutzrecht sowie zu Open Data.

Politische Leitbilder zu KI auf Bundesebene

Die Gestaltung und der Einsatz von KI in der deutschen Hochschulverwaltung werden maßgeblich durch politische Leitbilder und Positionspapiere geprägt. Diese Leitlinien setzen den Rahmen für verantwortungsbewusste Innovation und fördern die gezielte Nutzung von KI.

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat hat ein KI-Leitbild entwickelt, das Chancen und Verantwortungen beim Einsatz von KI in der Bundesverwaltung beleuchtet. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Beratungszentrum für Künstliche Intelligenz ("BeKI"), das als Koordinationsstelle für KI-Vorhaben dient. BeKI entwickelt den "Marktplatz der KI-Möglichkeiten", um Ministerien mit passenden KI-Lösungen zu vernetzen, wobei ein zentrales Transparenzregister entsteht. 

Mittlerweile gibt es auch ein Positionspapier “Künstliche Intelligenz: Schlüsseltechnologie für Fortschritt und Wettbewerbsfähigkeit des Hochschul- und Wissenschaftssystems” als Beschluss der Wissenschaftsministerkonferenz für die Kultusministerkonferenz vom 31.01.2025. 

Das Positionspapier betont die zentrale Bedeutung von KI für die Wettbewerbsfähigkeit des deutschen Hochschul- und Wissenschaftssystems und fordert massive Investitionen in Infrastruktur, Forschung, Lehre und Kompetenzausbau. Hinsichtlich der Verwaltung hebt das Papier hervor, dass KI gezielt zur Optimierung administrativer Prozesse – etwa durch Chatbots im Studierenden- und Mitarbeitendenmanagement – eingesetzt werden soll, wobei eine länderübergreifende Entwicklung und Einführung von KI-Tools als wichtiger Schritt für mehr Effizienz und Benutzendenfreundlichkeit in der Hochschulverwaltung angesehen wird.

Politische Leitbilder zu KI in der FHH

Eine weitere Arbeitsgrundlage hat die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) in Form von Zehn Leitlinien erstellt. Darin werden die Grundlagen und Ausgangspunkte für den Einsatz von KI sowie die Entwicklung einer KI-Governance für die FHH dargestellt. Diese Leitlinien sollen schrittweise für die Verwaltung operationalisiert werden. 

Daraus ergibt sich: Hamburg erkennt den großen Nutzen und die vielfältigen Chancen, die KI für die Stärkung des Wirtschafts- und Wissenschaftsstandorts sowie für die Leistungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung bietet. Um den Herausforderungen wie Zusammenhalt, Vielfalt, Innovationskraft und dem demografischen Wandel gerecht zu werden, ist es unabdingbar, KI-Technologien weitreichend in allen Bereichen der Verwaltung zu nutzen. Der Einsatz von KI soll dabei immer den Menschen und das Gemeinwohl in den Vordergrund stellen und einen Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Beschäftigte bieten, ohne Selbstzweck zu sein.

LLMoin

Hamburg ist Vorreiter beim Einsatz von LLMoin in der Verwaltung. Nach einer einjährigen Testphase mit über 500 Mitarbeitenden wurde das System ab Dezember 2024 schrittweise in den Behörden eingeführt. Bis Mitte 2025 soll der Rollout abgeschlossen sein. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse effizienter und moderner zu gestalten, Mitarbeitende zu entlasten und letztlich auch Bürgerinnen und Bürger von schnelleren Bearbeitungszeiten profitieren zu lassen.

Das Projekt wurde im Rahmen des InnoTecHH-Fonds umgesetzt und von der städtischen IT sowie dem Dienstleister Dataport entwickelt.

LLMoin ist ein speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelter KI-Textassistent, der auf Large Language Models (LLMs) basiert. Das System verarbeitet Nutzendeneingaben in Textform, versteht deren Inhalt und generiert daraufhin passende Antworten oder Texte. Die wichtigsten Funktionen umfassen Textzusammenfassung, Textgenerierung, Recherche und einen Expertenmodus für die freie Interaktion mit dem System. 

Für die Verwaltung ist LLMoin von besonderer Bedeutung, da es gezielt auf die Anforderungen des öffentlichen Sektors zugeschnitten wurde und sich so in mehreren Punkten von kommerziellen KI-Tools unterscheidet. Die Anwendung läuft in einem grundschutzkonformen Rechenzentrum und verarbeitet keine personenbezogenen oder vertraulichen Informationen außerhalb der EU. Nach Abschluss der Verarbeitung werden die Daten gelöscht, um höchste Datenschutzstandards zu gewährleisten. Außerdem ist die Bedienung intuitiv gestaltet, sodass auch Mitarbeitende ohne KI-Vorkenntnisse effizient arbeiten können. Darüber hinaus lässt sich LLMoin in bestehende IT-Systeme der Verwaltung einbinden, wodurch Arbeitsabläufe optimiert und Medienbrüche vermieden werden.

KI in unterschiedlichen Hochschulverwaltungsthemen

Allgemeine aufgabenbezogene Anwendungskontexte

Künstliche Intelligenz eröffnet der Hochschulverwaltung eine beeindruckende Bandbreite an Anwendungsmöglichkeiten. Die Referenz-Prozesslandkarte der KDU.NRW zeigt, wie KI dazu beiträgt, administrative Abläufe effizienter, transparenter und nutzendenfreundlicher zu gestalten. Mögliche Einsatzfelder sind:

  • Automatisierung von Routineaufgaben: KI kann wiederkehrende Tätigkeiten wie das Bearbeiten von Anträgen, die Verwaltung von Dokumenten oder das Terminmanagement übernehmen und so Mitarbeitende entlasten.
  • Intelligente Datenanalyse: Durch die Auswertung großer Datenmengen unterstützt KI etwa bei der Planung von Ressourcen, dem Monitoring von Prozessen oder der Früherkennung von Optimierungspotenzialen.
  • Chatbots und digitale Assistenz: Virtuelle Assistenten beantworten Anfragen von Studierenden und Mitarbeitenden rund um die Uhr, helfen bei der Informationssuche und erleichtern den Zugang zu Verwaltungsleistungen.
  • Prozessoptimierung: KI-basierte Systeme identifizieren Engpässe, schlagen Verbesserungen vor und sorgen für eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse.
  • Qualitätsmanagement und Compliance: KI hilft, Richtlinien einzuhalten, Risiken frühzeitig zu erkennen und die Qualität von Verwaltungsleistungen zu sichern.

Studienberatung

Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in die Studienberatung an deutschen Hochschulen, weil sie das Potenzial bietet, Studierende individueller, schneller und rund um die Uhr zu unterstützen und so Beratungsprozesse effizienter zu gestalten. Durch KI-gestützte Tools wie Chatbots oder Learning Analytics können nicht nur administrative und häufige Anfragen automatisiert beantwortet, sondern auch gezielte Empfehlungen und Informationen bereitgestellt werden. Dadurch werden menschliche Beratende entlastet und Ressourcen für komplexere Beratungsfälle geschaffen. Im Folgenden finden Sie einige Praxisbeispiele und Einschätzungen zum Thema.

Folienset zum Vortrag “Intelligente Tools in Studienberatung einbinden” von Jessica Posenau und Mark Zeuch (Ruhr-Universität Bochum, KI:edu.nrw) im Rahmen der HRK Konferenz “Digitalisierung weiterdenken – Künstliche Intelligenz in Lehrorganisation und Hochschulverwaltung”, April 2024.

Das Projekt “What2Study" soll die Hochschulkommunikation in der Studienberatung durch Chatbots verbessern, die häufige Anfragen automatisiert beantworten und komplexe Anfragen weiterleiten. Es wird landesweit in NRW umgesetzt und nutzt große Sprachmodelle (LLM), um die Antwortqualität zu erhöhen und die Pflege der Chatbot-Inhalte durch Hochschulmitarbeitende zu ermöglichen.

Erfahrungsbericht zum Einsatz eines KI Chatbots an der Hochschule Rhein-Waal unter der Fragestellung “Wie KI in der Studienberatung die psychosoziale Gesundheit von Studierenden verbessern kann”

Verwaltung von Studium und Lehre

Künstliche Intelligenz gewinnt in der Verwaltung von Studium und Lehre an Hochschulen zunehmend an Bedeutung, da sie vielfältige administrative Prozesse wie die Anerkennung von Studienleistungen, die Organisation von Lehrveranstaltungen oder das Studierendenmanagement effizienter, transparenter und individueller gestalten kann. KI-gestützte Systeme ermöglichen beispielsweise die Automatisierung von Routineaufgaben, die gezielte Unterstützung von Studierenden durch Chatbots oder intelligente Assistenzsysteme und eröffnen so neue Spielräume für eine serviceorientierte, flexible und datengestützte Hochschulverwaltung.

Anerkennungs- und Anrechnungsprozesse

Das HIS-Institut für Hochschulentwicklung e.V. (HIS-HE) hat in einer umfassenden Analyse die Potenziale von Künstlicher Intelligenz in Anerkennungs- und Anrechnungsprozessen an Hochschulen untersucht. Die Studie beleuchtet, wie KI dazu beitragen kann, die Bearbeitung von Anerkennungsanträgen effizienter, transparenter und konsistenter zu gestalten – etwa durch automatisierte Prüfung von Dokumenten, intelligente Matching-Verfahren und den Einsatz von Beratungs-Chatbots.

Ergänzend dazu wurden im Rahmen einer Zukunftswerkstatt gemeinsam mit Expert*innen aus Hochschulen und Verwaltung konkrete Anwendungsszenarien, Chancen und Herausforderungen diskutiert. Die Ergebnisse sind in einer eigenen Publikation zusammengefasst und bieten einen praxisnahen Überblick über drei exemplarische KI-Einsatzmöglichkeiten: die Qualitätsverbesserung von Modulbeschreibungen, das inhaltliche Matching bei der Prüfung von Anträgen sowie KI-gestützte Beratung für Studierende. Die Publikation liefert zudem eine kritische Einordnung der Grenzen und Risiken sowie Empfehlungen für eine verantwortungsvolle und nachhaltige Implementierung von KI in der Hochschulverwaltung.

Studierendenservice

Das HIS-Institut für Hochschulentwicklung hat im Auftrag des Hochschulforums Digitalisierung (Ergebnisbericht auf der Homepage) eine explorative Studie durchgeführt, die konkrete Anwendungsfälle generativer KI-Tools an deutschsprachigen Hochschulen analysiert. Die Untersuchung identifiziert vielfältige Use-Cases – von der Erstellung von Lehrinhalten über die administrative Studierendenbetreuung bis hin zur Forschung – und liefert erstmals systematische Erkenntnisse zu deren Umsetzung, Wirkung und Gelingensbedingungen.

Lehr- und Studienplanung

Der "AIStudyBuddy" ist ein hochschulübergreifendes Tool zum datengestützten Studienmonitoring, das im Rahmen der Summerschool Studienmanagement 2024 an der Universität Hamburg präsentiert wurde. Es ermöglicht die Analyse von Studienverläufen und -abbrüchen über Institutionsgrenzen hinweg und unterstützt so die Qualitätssicherung in Studiengängen durch KI-gestützte Identifikation von Optimierungspotenzialen. Ein detaillierter Vortrag zur Funktionsweise und Implementierung wurde auf der Campus Innovation 2023 aufgezeichnet und bietet praktische Einblicke.

Mit dem Projekt Canvas+ stellte Prof. Dr.-Ing. habil. Ulrike Lucke Strategien zur Integration von KI in die bestehende Campus-IT auf der Campus Innovation 2023 und auf der 18. DFN-Tagung der Nutzergruppe Hochschulverwaltung 2025 vor. Ihre Vorträge beleuchten technische und organisatorische Lösungen für den Einsatz von KI in der Lehrplanung, Studienberatung und Ressourcenoptimierung – stets mit Fokus auf Nutzendenakzeptanz und Datensouveränität.

Das Forschungsprojekt zur verantwortungsvollen Leistungsvorhersage (RAPP-Projekt) der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf entwickelte ethisch reflektierte Methoden zur KI-basierten Vorhersage akademischer Leistungen. Der Abschlussbericht dokumentiert nicht nur technische Verfahren, sondern auch Richtlinien für den diskriminierungsfreien Einsatz von Predictive Analytics – etwa durch transparente Algorithmen und kontinuierliche Bias-Prüfungen. Die Ergebnisse liefern Hochschulen eine Grundlage für datengestützte Frühwarnsysteme, die Studierende proaktiv unterstützen statt zu benoten.

Internationales

Die Technische Universität München (TUM) hat mit dem KI-basierten Chatbot “pAIge” eine innovative Lösung geschaffen, um Studierende bei einer Vielzahl von Verwaltungsfragen schnell und unkompliziert zu unterstützen. Der Chatbot steht rund um die Uhr zur Verfügung und beantwortet nicht nur allgemeine organisatorische Anfragen, sondern hilft insbesondere auch bei spezifischen internationalen Anliegen wie Visa-Formalitäten, der Anerkennung ausländischer Bildungsabschlüsse oder dem Ablauf von Einschreibungsprozessen. Durch den Einsatz von “pAIge” werden die Hochschulverwaltung entlastet, die Servicequalität für Studierende deutlich verbessert und der Zugang zu wichtigen Informationen für internationale Studierende erleichtert. Einen ausführlichen Bericht zu diesem Projekt sowie weiterführende Informationen finden Interessierte auf der Website des Hochschulforums Digitalisierung; zudem bietet ein Video vom “University:Future Festival” einen anschaulichen Einblick in die Funktionsweise und die Vorteile des Tools.

Im Rahmen der Campus Innovation 2023 wurde ein Vortrag zur automatisierten Übersetzung von Hochschul-Websites mit KI-Unterstützung gehalten, der aufzeigt, wie Hochschulen den Herausforderungen der zunehmenden Internationalisierung effizient begegnen können. Mit der Software Campus Lingo, die auf DeepL basiert und durch ein zentrales Glossar sowie spezielle Anpassungen wie die korrekte Übersetzung genderneutraler Formulierungen ergänzt wird, können komplette TYPO3-Websites ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand automatisch und qualitativ hochwertig in über 30 Sprachen übersetzt und aktuell gehalten werden. 

Weiterführende Informationen und Anwendungsmöglichkeiten

Neben den oben aufgeführten spezifischen Anwendungsfällen gibt es diverse weitere Möglichkeiten des integrierten Einsatzes von KI. Eine kleine Übersicht hat die HIS auf der 18. Tagung der DFN Nutzergruppe Hochschulverwaltung 2025 gegeben (Folie 6).

Ein weiteres übergreifendes Thema sind digitale Zertifikate. In der Präsentation der TH Lübeck wird die Einführung und Nutzung digitaler Zertifikate im Hochschulkontext behandelt, insbesondere für die sichere Identifikation und Authentifizierung von Personen und Systemen. Es werden die technischen und organisatorischen Grundlagen erläutert, darunter die Rolle von Zertifizierungsstellen, die Beantragung und Verwaltung von Zertifikaten sowie deren Einsatz für digitale Signaturen und verschlüsselte Kommunikation. Zudem werden praktische Herausforderungen und Empfehlungen für die Implementierung digitaler Zertifikate in der Hochschulverwaltung dargestellt.

Die Uni Bonn hat ebenfalls im Rahmen der 18. Tagung der DFN Nutzergruppe Hochschulverwaltung 2025 ihren Umgang mit KI in der Hochschulverwaltung dargestellt. Der Beitrag gibt einen praxisorientierten Überblick über den aktuellen und potenziellen Einsatz von KI in der Hochschulverwaltung. Es wird beschrieben, wie KI insbesondere zur Automatisierung und Optimierung administrativer Prozesse – etwa im Antragsmanagement, bei der Bearbeitung von Anerkennungen und Anrechnungen oder im Studierendenservice – beitragen kann, um Abläufe effizienter, transparenter und nutzendenfreundlicher zu gestalten. 

Mit der wachsenden Bedeutung von Künstlicher Intelligenz in Bildung und Wissenschaft entstehen zahlreiche kostenfreie Lernangebote, die Hochschulangehörigen einen niedrigschwelligen Einstieg sowie eine gezielte Vertiefung in das Thema KI ermöglichen. Diese hochwertigen, praxisnahen und frei zugänglichen Ressourcen fördern gezielt Kompetenzen im Umgang mit KI und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur digitalen Transformation an Hochschulen.

Die Hamburg Open Online University (HOOU) stellt vielfältige Lernangebote zum Thema KI bereit, die überwiegend von Hamburger Hochschulen entwickelt wurden und verschiedene Perspektiven auf das Thema bieten. 

Auch das MMKH bietet darüber hinaus zahlreiche Schulungen zu KI-Tools und rechtlichen Aspekten des KI-Einsatzes an, ergänzt durch eine Mediathek mit Aufzeichnungen vergangener Veranstaltungen.

Ein weiteres Lernangebot bietet der KI-Campus, eine vom Stifterverband koordinierte Lernplattform, die eine breite Auswahl an Online-Kursen, Videos, Podcasts und Tools rund um das Thema Künstliche Intelligenz bereitstellt. Das Angebot deckt verschiedenste KI-Themen ab und richtet sich an Lernende aller Erfahrungsstufen. 

Die Universität Gießen hat ein Online-Lernmodul mit kurzen Videos entwickelt, das anhand konkreter "Use-Cases" den KI-Einsatz in unterschiedlichen Hochschulbereichen anschaulich macht. 

International bekannt ist zudem das Angebot der Universität Helsinki: Neben dem Grundlagenkurs "Elements of AI" gibt es mit "Building AI" einen weiterführenden Kurs, der ein tieferes technisches Verständnis von Künstlicher Intelligenz vermittelt.

Ihr Ansprechpartner
Nicolai Krolzik

eCampus stellv. Projektleitung & Prozessmanagement