Prozessdokumentation und -analyse

Mit der Einführung von integrierten Campus-Management-Systemen gehen auch Veränderungen hinsichtlich der Prozesse rund um den Student-Life-Cycle einher, die sinnvoll aufeinander abgestimmt und zielgerichtet optimiert werden müssen. Dafür müssen die relevanten Prozesse identifiziert, aufgenommen, visualisiert und optimiert werden. In diesem Bereich hat sich in den letzten Jahren eine sehr starke Nachfrage entwickelt, so dass dieses Themenfeld 2014 in das eCampus-Programm aufgenommen worden ist. Seitdem hat das MMKH eine Reihe von Unterstützungsprojekten an mehreren Hochschulen, vor allem aber an Studienbüros mehrerer UHH-Fakultäten, durchgeführt oder ist aktuell noch bei der Umsetzung. Der Bedarf erstreckt sich dabei zunehmend auch auf angrenzende Verwaltungsbereiche zum Student-Life-Cycle, die perspektivisch in die Unterstützungsmaßnahmen einbezogen werden sollen. Im Rahmen dieser unterschiedlichen Unterstützungsaktivitäten baut das MMKH kontinuierlich spezifisches Know-how bezüglich der Verfahren und einzusetzenden Tools auf, welches synergetisch in verschiedenen Hochschulbereichen zum Einsatz gebracht wird. Dabei sollen vor allem die Aspekte der Prozessoptimierung und des Wissens- und Qualitätsmanagements sowie die Gewinnung von Erkenntnissen zur gezielten Weiterentwicklung von eingeführten Campus-Management-Systemen befördert werden. Die konkreten Unterstützungsmaßnahmen in den Hochschulen vor Ort umfassen die Prozessaufnahme durch intensive Gespräche mit den Prozessbeteiligten, die Dokumentation und Visualisierung der aufgenommenen Prozesse mittels einer Softwarelösung sowie bei Bedarf die gemeinsame Analyse und Weiterentwicklung der dokumentierten Prozesse.  

Durch zusätzliche, begleitende Qualifizierungsmaßnahmen zu den direkten Umsetzungsunterstützungen soll zudem ein Beitrag zu einer nachhaltigen Verankerung dieses Ansatzes geleistet werden. So werden flankierend zur Umsetzungsunterstützung die beteiligten Hochschulpartner im Umgang mit dem bevorzugten Visualisierungstool qualifiziert, um auch nach Projektierungsabschluss die sich dynamisch verändernden Prozesse in den bestehenden Visualisierungen anpassen und nachhalten zu können.

Auch in diesem Teilprojekt sollen perspektivisch bereichs- und auch hochschulübergreifende Wissenstransferangebote etabliert werden, um gegenseitig von den gemachten Erfahrungen aus den einzelnen Projekten und Hochschulen profitieren zu können.

Ansprechpartner

Nicolai Krolzik und Martin Vogel